viernes, 2 de septiembre de 2011

Planilla para Control de Stock e Inventario de PYME

Les entrego en este post una planilla muy sencilla diseñada para llevar el control de datos para una PYME que comercializa productos o servicios.

Descargar aquí la Planilla de Control PYME en formato Microsoft Excell 2007
(nueva versión con CtaCte Clientes y Proveedores)

Con esta planilla podrá llevar:

El Stock de Productos por Depósito
El Inventario de sus Bienes
La Cuenta de sus Clientes
La Cuenta con sus Proveedores
Las Comisiones para sus Vendedores
Los Movimientos de su Caja

Cuenta con algunas estadisticas dinámicas y una completa guia documentada en la misma planilla sobre como utilizarla. Es una alternativa y un aporte para quienes posean habilidades en el uso de excell.

J.

34 comentarios:

  1. Hola Josè. Me parece muy interesante tu planilla.
    Tengo una pequeña empresita y me seria de mucha ayuda.
    Podria pedirte si no es molestia que me mandes un pequeño tutorial de como utilizarla para no hacer mal las cosas.
    Te de jo mi mail adrianserniotti@segurielectric.com

    Espero tu respuesta y muchas gracias.

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    1. Adrian, lastimosamente no tengo una guia paso a paso sin embargo en la primera hoja de la plantilla te explica los pasos a seguir para comenzar a utilizar la planilla. Tambien en cada hoja a la derecha (luego de todas las columnas) existe una explicación detallada de como registrar movimientos. Te recomiendo imprimir esta información para que tenerla como guia.
      Espero te pueda servir. Un cordial saludo.

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  2. hola.. excelente trabajo.. grandioso.. gracias por compartirlo.. me ha ayudado enormemente a mi trabajo.. te felicito..
    saludos desde ecuador
    Shaki

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  3. Hola jose... Por que al cargar datos en una celda y pasar a la otra, me salta un aviso diciendo. VALOR NO VALIDO... Probé Núneros, letras, etc ,...y sigue lo mismo

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    1. Debes seguir los pasos que se indican en la solapa Inicio.
      Cuando cargas movimientos y debes indicar por ejemplo un Rubro, la columna Rubro es una lista de valores referida a la solapa Rubros. No puedes ingresar datos en dicha columna, solo seleccionarlos.
      Si el rubro que deseas indicar no esta e intentas cargarlo directamente en la solapa movimientos te dará el error "Valor No Valido" porque primero debes cargar el rubro en la solapa rubros siguiendo las indicaciones y luego seleccionarla en la solapa movimiento.
      --
      Ten en cuenta que esta no es una simple planilla excell, es una plantilla con funciones de selección y para utilizarla debes seguir estrictamente las indicaciones, primero las indicadas en la solapa inicio y luego en cada solapa particular.
      --
      Espero esta ayuda te pueda servir! Saludos.

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  4. Ah,,,y olvide otra pregunta;: No comprendo, los datos cargados son como ejemplo?...Porque se me hace que voy a confundor los datos generales que tengo yo... no?

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    1. Los datos son de ejemplo, los podes borrar. Pero ten en cuenta lo que se explica en cada solapa a la derecha. Las columnas contienen formulas por lo cual, debes copiar toda la fila hacia abajo con las formulas para poder utilizar la planilla correctamente.

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  5. hola hermano, gracias por compartir tu trabajo. Tengo un problema en la actualización de stock, no me permite actualizar datos (al posicionarme en A2 boton der). Creo que es por el excel mío es 2004, puede ser?

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    1. Es probable, la planilla es para la version 2007 de excell pues utiliza referencias y funciones de excell 2007. No podría asegurarte que funcione en excell 2004, veo en cuanto tenga un tiempito de conseguir la version 2004 de excell para ajustarla y publicarla en ese formato.

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  6. buenas tardes Sr, Jos{e Preda, la verdad de excel no se mucho pero estoy trabajando en una nueva empresa y estoy a cargo de un deposito muy grande y tenemos mercaderias, pero no tenemos clientes ya que lo que hay en el deposito no es para ventas, pero necesito un control de lo que ingresa y lo que sale para uso internos ya que para eso es el deposito, no tenemos vendedores.
    la empresa es una estancia muy grande, y lo que hay en el deposito es para uso de los peones geentes varios mas y otros articulos para los animales.

    le estaria enormemente agradecida si me puede brindar una planilla para controlar el stock que hay y lo que sale ya que hay demaciada desprolijidad y es de mi interes poder solucionar esto, pero sin excel se me complica, como le dije tengo conociemintos basicos de excel no avanzados.

    Desde ya muchas gracias y quedo en espera de lo que Ud. me pueda brindar.

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    1. Esta planilla te servirá sin problemas. No cargues los vendedores sin no los usaras, define solo un deposito en la solapa de depositos y solo haz movimientos de ingreso y egreso de stock. coloca a tus peones y gentes varias como clientes asi cuando hagas los movimientos puedes saber a quien le entregas las cosas. En la solapa de proveedores ten a quienes le compras la mercaderia o quien te la proveee asi puedes saber de donde sale todo lo que ingresa a tu deposito.
      De esta forma podras saber siempre que ingresa, que egresa y que tienes en tu deposito.
      Una alternativa es que implementes en tu deposito dos cuadernos: uno de ingreso de mercaderia a deposito y otro de egreso de mercaderia del deposito. Estos libros deben encontrase en tu deposito y deben registrarse los movimientos con la firma de quienes lo realizan. Luego utiliza los libros para registrar en la planilla excell los movimientos y tener a mano el control de stock que te brinda el excell en forma automatica sumando y restando movimientos. Los cuadernos deben tener los mismos datos que tu planilla, por ejemplo para ingresos: Fecha de ingreso, Proveedor, mercaderia ingresada, cantidad ingresada. Para egresos: Fecha de egreso, Persona que retira, mercaderia retirada, cantidad. Esto lo trasladas luego a tu excell. SUERTE!!!

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    2. Recuerda tambien algo: Esto es solo un mecanismo de control. Para que funcione debes designar a un responsable del deposito quien es responsable de que todos los movimientos estén registrados y tambien es responsable de cualquier diferencia entre los registros y la existencia real. Esto se realiza mediante inventarios fisicos periodicos. Estos inventarios fisicos se contrastan con los registros y las diferencias se concilian. Estas diferencias son las que se deben controlar a que se deben, los casos normales son: perdidas por roturas, devoluciones, mercaderia vencida y lo que tampoco se descarta es el retiro de mercaderia sin registro, esto es lo que se intenta controlar y evitar que suceda nombrando a un responsable de deposito.

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  7. buenas tardes Sr, Jose Preda, la verdad de excel no se mucho pero estoy trabajando en una nueva empresa y estoy a cargo de un deposito muy grande y tenemos mercaderias, pero no tenemos clientes ya que lo que hay en el deposito no es para ventas, pero necesito un control de lo que ingresa y lo que sale para uso interno ya que para eso es el deposito, no tenemos vendedores.
    la empresa es una estancia muy grande, y lo que hay en el deposito es para uso de los peones, personas varias, y otros articulos para los animales.

    le estaria enormemente agradecida si me puede brindar una planilla para controlar el stock que hay y lo que sale ya que hay demaciada desprolijidad y es de mi interes poder solucionar esto, pero sin excel se me complica, como le dije tengo conocimientos basicos de excel no avanzados.

    Desde ya muchas gracias y quedo en espera de lo que Ud. me pueda brindar.

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    1. Esta planilla te servirá sin problemas. No cargues los vendedores sin no los usaras, define solo un deposito en la solapa de depositos y solo haz movimientos de ingreso y egreso de stock. coloca a tus peones y gentes varias como clientes asi cuando hagas los movimientos puedes saber a quien le entregas las cosas. En la solapa de proveedores ten a quienes le compras la mercaderia o quien te la proveee asi puedes saber de donde sale todo lo que ingresa a tu deposito.
      De esta forma podras saber siempre que ingresa, que egresa y que tienes en tu deposito.
      Una alternativa es que implementes en tu deposito dos cuadernos: uno de ingreso de mercaderia a deposito y otro de egreso de mercaderia del deposito. Estos libros deben encontrase en tu deposito y deben registrarse los movimientos con la firma de quienes lo realizan. Luego utiliza los libros para registrar en la planilla excell los movimientos y tener a mano el control de stock que te brinda el excell en forma automatica sumando y restando movimientos. Los cuadernos deben tener los mismos datos que tu planilla, por ejemplo para ingresos: Fecha de ingreso, Proveedor, mercaderia ingresada, cantidad ingresada. Para egresos: Fecha de egreso, Persona que retira, mercaderia retirada, cantidad. Esto lo trasladas luego a tu excell. SUERTE!!!

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    2. Recuerda tambien algo: Esto es solo un mecanismo de control. Para que funcione debes designar a un responsable del deposito quien es responsable de que todos los movimientos estén registrados y tambien es responsable de cualquier diferencia entre los registros y la existencia real. Esto se realiza mediante inventarios fisicos periodicos. Estos inventarios fisicos se contrastan con los registros y las diferencias se concilian. Estas diferencias son las que se deben controlar a que se deben, los casos normales son: perdidas por roturas, devoluciones, mercaderia vencida y lo que tampoco se descarta es el retiro de mercaderia sin registro, esto es lo que se intenta controlar y evitar que suceda nombrando a un responsable de deposito.

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  8. Hola!
    Te queria preguntar como se hace para generar los estados de cuenta de lcientes o proveedores?? se trasladan a una planilla o bien hay que filtrar la solapa de movimientos?

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    1. Para armar el estado de cuenta puedes agregar una solapa adicional para clientes, otra para proveedores y armar para cada una un informe de tabla dinámica sobre los movimientos. No me había percatado de que no estaban estos informes por lo tanto acabo de agregarlos a la planilla y la nueva versión ya esta disponible. La puedes descargar nuevamente y tendrás dos nuevas solapas al final "CtaCte Clientes" y "Cta Cte Proveedores", espero te sirvan. Saludos!.

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    2. Ahora la descargo! gracias!!!!! :)

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    3. Hola!
      Disculpame que te haga otra consulta... las nuevas solapas no estan automatizadas no? es decir no se completan de forma automatica con lo que cargamos en movimientos no?
      Sabes si hay alguna formula que pueda hacerse??
      gracias

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    4. Las nuevas solapas son tablas dinámicas, se actualizan con lo que cargas de movimientos pero debes refrescarlas para que reflejen la información actualizada. Para hacerlo te ubicas sobre la tabla, con el menú de contexto que aparece con el botón derecho del mouse eliges actualizar y listo. Suerte.

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  9. Gracias por los datos. Recomiendo también el Sistema Lince como un excelente programa de control de stok y gestion. Suerte

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  10. Hola Sr. Jose Preda, Muchas Gracias por esta valiosa herramienta que comparte a través de esta via. Ya me puse a trabajar con el stock, que no deja de ser un dolor de cabeza!!! GRACIAS

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  11. Estimado Jose, ya cargue todos los datos de códigos/productos, clientes, proveedores, depósitos, vendedores y según las indicaciones tengo que pasar a la pestaña de movimientos. Entiendo todas las posibilidades de stock que explica a la derecha, pero no como comenzar a cargarlas. Podra ayudarme con esto???

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    1. Para comenzar debes indicar el stock de cada producto que tienes en cada deposito (es como tu inventario inicial). Para ello debes ingresar un movimiento de Stock Inicial por cada uno de tus productos (fijate en el movimiento que tiene como Referencia "stock inicial" como ejemplo. Seguidamente debes indicar el saldo inicial de cada uno de tus clientes, proveedores y vendedores (es para que se refleje en su cuenta corriente cuanto te deben tus clientes, cuanto debes a tus proveedores), para ello ingresa un movimiento de saldo inicial, fijate en los movimientos que tienen como Referencia "saldo inicial" ya sea para clientes, proveedores.
      Una vez que inicializaste el stock inicial y los saldos de clientes y proveedores comienza a registrar los movimientos que se van produciendo diariamente en orden cronologico estricto.
      Esta explicación se encuentra en la primera solapa que se llama "Inicio" dentro de la planilla. Suerte

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    2. Ten en cuenta que los movimientos que he puesto de ejemplo los debes eliminar para luego cargar los tuyos.

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    3. GRACIAS JOSE POR TU PRONTA RESPUESTA Y EXPLICACION!!!!

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  12. Hola Jose,
    Estoy utilizando tu planilla para ctas ctes y stock. Queria pregutnarte si es factible utilizarla para los movimientos de caja diarios. No logro visualizar donde poner el saldo de mi caja y como comenzar los movimientos de la misma. Es posible tener en esta planilla movimientos de caja chica y bancarios??
    Espero tus comentarios!
    Saludos,

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    1. No incluí una opción de caja chica y bancos en la planilla, de todas formas no creo que sea dificil de incorporarla, si conoces un poco de excell avanzado lo puedes hacer tu, sino, puedes esperar la próxima versión de la planilla que la incluiré allí. Saludos.

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    2. Hola Jose!
      Lamenteblemente intente pero no logro incoporar estos datos, tampoco logre crear una solapa de estados de resultados por rubro que considero muy importante.
      Esperare la proxima version!!!
      GRACIAS

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  13. hola genio!, la verdad q la planilla es un golazo.. la pregunta es: puede ser que cambien algunas formulas si la abro desde un microsoft excel pero version mac? muchisimas gracias. Ah, la estoy usando para un pequeño emprendimiento de mi esposa, q hace carteras y anda con la libretita para todos lados jaja. abrazo y nuevamente gracias

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    1. Máximiliano. Gracias por el comentario. No he probado la planilla en Mac. Dejame tu comentario si llega a funcionar o no. Me imagino que todo depende de como se llegue a transformar la planilla. Las fórmulas que usa aon sencillas pero la capacidad de leer listas de otras hojas y los informes dinamicos son muy dependientes de excell de microsoft.

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    2. Gracias por tu pronta repuesta. Pues bien, en principio, me parece q no se lleva bien con el office de mac. estoy haciendo algunas pruebas y me traba cuando lee de otras hojas. asi que veremos y te contare.

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